Hoe schrijf je een goede zakelijke brief? Dit zijn onze 5 tips!

Moet jij een zakelijke brief schrijven? Of het nu is voor je studie, een sollicitatie, een brief naar een klant, een brief naar je baas of een brief naar een zakelijke partner, zakelijke brieven hebben vrijwel altijd een vaste indeling. Dat betekent natuurlijk niet dat je altijd precies op dezelfde manier hoeft te communiceren, maar de opzet van een zakelijke brief of e-mail is toch altijd wel vergelijkbaar. Moet jij een zakelijke brief schrijven en weet je niet zo goed waar je moet beginnen en waar je op moet letten? Wij geven je in dit artikel 5 tips!

Dit is de vaste opzet van een zakelijke brief

Je begint een brief uiteraard altijd met een nette aanhef en inleiding, zodat degene voor wie de brief bedoeld is weet waarom je naar hem of haar schrijft. Daarna kom je bij de kern, waarin jij jouw vraag, probleem, klacht, reactie, voorstel of wat dan ook beschrijft. Ten slotte schrijf je nog een net slot voor je brief, met onderaan een formele groet en jouw naam en handtekening. Probeer clichés te vermijden in je gehele brief, want standaardzinnen gaan snel vervelen en komen soms ook wat ongeïnteresseerd over. In de kern is het belangrijk dat je per thema een nieuwe alinea begint, mochten er meerdere onderwerpen in de brief komen. Dit maakt de brief of de e-mail overzichtelijk en zorgt dat het er netjes uitziet. Twijfel je nog een beetje of je het goed hebt gedaan qua indeling? Google dan gewoon even simpelweg op ‘zakelijke brief voorbeeld’ en je hebt zo een duidelijk voorbeeld te pakken.

Onderdelen van een zakelijke brief

Deze onderdelen mogen zeker niet ontbreken in een zakelijke brief:

• Afzender: Hoe moet de geadresseerde anders weten wie hem of haar de brief of e-mail stuurt? 
• Geadresseerde: Het is natuurlijk ook belangrijk dat je duidelijk maakt aan wie de brief gericht is, zeker als je hem naar een groot bedrijf toe stuurt. 
• Dagtekening: De dagtekening is de plaats en de datum waarop je de brief hebt geschreven. Dit kan niet ontbreken in een zakelijke brief. 
• Betreft: Het woordje ‘betreft’ staat nog boven de aanhef van je brief met een dubbele punt erachter. Hier beschrijf je kort het onderwerp van de brief. 
• Aanhef: Gebruik voor een zakelijke brief ook een formele aanhef, zoals ‘geachte heer of mevrouw’. 
• Eerste alinea: In de eerste alinea leid je het onderwerp in en vertel je waarom je de brief schrijft. Begin de eerste zin van deze alinea nooit met ‘ik’. 
• Rest van de kern: Hierna volgt de rest van de tekst die je in je brief wil zetten. 
• Het slot: Sluit jouw formele brief op een gepaste manier af, bijvoorbeeld met ‘met vriendelijke groet’. Daaronder komt natuurlijk jouw naam te staan en daaronder dan nog je handtekening. 
• Bijlage(n): Mochten er bijlagen bij je brief of e-mail zitten, dan omschrijf je die nog onderaan je brief, zodat de geadresseerde hier niet overheen kan kijken.

5 tips voor het schrijven van een zakelijke brief

Ga je een zakelijke brief schrijven, dan moet je uiteraard rekening houden met de vaste opzet en beleefd taalgebruik. Maar daarnaast zijn er nog een aantal ongeschreven of geschreven regels die je in je achterhoofd moet houden. Hieronder zetten we 5 tips voor je op een rij om zakelijke brieven te schrijven.

1. ‘Verboden’ woorden

Probeer te vermijden dat je zinnen beginnen met het woord ‘ik’ of met een tijdsbepaling, zoals ‘gisteren’. Houd jij je hier niet aan, dan wordt dit als onprofessioneel gezien. Daarnaast zet het je er wel meteen toe aan om een beetje creatief te zijn in je zinnen, wat ook leuk staat in een zakelijke brief. Het is dan misschien zakelijk, maar het hoeft niet te lijken alsof de brief door een robot is geschreven. Ten slotte raden we je aan om cliché zinnen zoveel mogelijk te vermijden. Denk bijvoorbeeld aan een begin zoals ‘Naar aanleiding van…’

2. Schrijf een zakelijke brief altijd positief

Als je een brief schrijft aan een potentiële klant of een zakelijk contactpersoon, is het verstandig om vanuit een positief perspectief te schrijven. Leg de nadruk op mogelijkheden en positieve dingen, niet op problemen of obstakels. Zeg bijvoorbeeld niet ‘wij kunnen dit niet voor het weekend af hebben’, maar zeg ‘wij kunnen dit komende maandag al af hebben’. Dit verkleint de kans op weerstand vanuit de geadresseerde en je creëert niet onbedoeld een probleem dat eigenlijk niet bestaat.

3. Zorg voor een persoonlijk tintje

Zoals we eerder al zeiden, een zakelijke brief hoeft er niet uit te zien als het werk van een machine. Probeer daarom de aanhef van je brief zo persoonlijk mogelijk te maken, als contrast voor de strakke manier van schrijven in de rest van de brief. Gebruik de naam van de geadresseerde in plaats van ‘mijnheer’ of ‘mevrouw’, dit komt al een stuk persoonlijker over. Mocht je alleen de achternaam weten, dan is dat natuurlijk ook prima. Zorg er ook altijd voor dat je de naam van de geadresseerde goed schrijft, zeker als je al eerder een brief of e-mail van deze persoon hebt ontvangen.

4. Houd het kort

Probeer een formele brief of e-mail altijd zo kort en bondig mogelijk te houden. Het liefst maximaal 1 A4tje. Zo weet je zeker dat alle belangrijke informatie goed wordt gelezen en niet bedolven raakt onder minder belangrijke informatie.

5. Zorg voor een goede opmaak

Naast een goede indeling van de brief wil je natuurlijk ook voor een nette opmaak zorgen. Gebruik hier het liefst de huisstijl van jouw onderneming voor, zodat het meteen duidelijk is van wie de brief afkomstig is!

Veelgestelde vragen